Ab 1.1.2020 sind Bundesbehörden grundsätzlich verpflichtet, behördliche Schriftstücke an UnternehmerInnen auf elektronischem Weg zuzustellen. Demgegenüber sind UnternehmerInnen – sofern für sie nicht eine Ausnahme gilt (siehe dazu weiter unten) – verpflichtet, sich für die elektronisch Zustellung zu registrieren. Dazu wird ein elektronisches Gesamtregister geschaffen. Sofern Personen und Unternehmen dort schon registriert sind, werden Schriftstücke schon ab 1.12.2019 elektronisch zugestellt.
Als Drehscheibe für die eZustellung wird das Unternehmensserviceportal unter www.usp.gv.at zur Verfügung stehen. Der einfachste Weg der Registrierung für das USP-Portal ist jener über FinanzOnline: Ist man schon zu FinanzOnline registriert, so kann man sich auf der Startseite von FinanzOnline auch für das Unternehmensserviceportal mittels Handysignatur oder Bürgerkarte registrieren. Die Zugangsdaten werden anschließend per Post zugestellt.
WICHTIG: Im USP-Portal gibt es ein elektronisches Postfach („Mein Postkorb“) für behördliche Schriftstücke. Über neue Schriftstücke wird man per Email informiert. Es ist also wichtig, die dort hinterlegte Emailadresse zu warten (und den Zugang natürlich entsprechend zu schützen)!
Wenn Sie bereits Zugang zum USP-Portal haben (entweder via Handysignatur, Bürgerkarte oder direkte Einlog-Daten), so ist dort das Zustellprofil noch zu aktivieren und die Email-Adresse (falls bereits eine hinterlegt ist, zB aus FinanzOnline) zu bestätigen.
Die Verpflichtung zur elektronischen Zustellung von behördlichen Schriftstücken gilt für alle UnternehmerInnen, wobei die Definition, wer UnternehmerIn ist, im E-Government-Gesetz geregelt ist und sehr weit geht. Sie umfasst daher auch Personen mit Einkünften aus Vermietung und Vereine. Ist der oder die Unternehmerin allerdings nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet (Anm: das wäre man bis zu einem Vorjahresumsatz von € 30.000,00), dann kann man der elektronischen Zustellung widersprechen. WICHTIG: Sofern man schon im erwähnten Register geführt wird, muss man ausdrücklich über das USP-Portal widersprechen indem man sein Zustellprofil dort löscht. Die Nicht-Teilnahme an der elektronischen Zustellung ist aber sowohl für Unternehmen als auch für die Behörden bis auf weiteres sanktionslos!
In das Gesamtregister wurden bzw werden in einem ersten Schritt alle Unternehmen übernommen, die in FinanzOnline der elektronischen Zustellung nicht widersprochen haben und dort eine Email-Adresse hinterlegt haben.
Wichtige To Do’s /Empfehlungen:
- Registrierung für das USP-Portal
- Sofern bereits eine Information zur Übernahme ins Gesamtregister zugestellt wurde: Überprüfung der Daten im USP-Portal unter „Mein Postkorb“ oder erstmalige Hinterlegung einer Email-Adresse und Aktivierung des elektronischen Postfachs (erfolgt mit Bestätigungslink an die angegebenen Email-Adresse – bitte auch im Spam nachsehen!)
Die Zustellung von Finanzamtskorrespondenz wird übrigens unverändert direkt an den/die Steuerberaterin erfolgen, sofern es schon bisher eine entsprechende Zustellvollmacht gegeben hat! Eine doppelte Zustellung ist allerdings weiterhin nicht vorgesehen.
Es gibt noch eine Reihe weiterer interessanter Informationen zu diesem Thema (zB Einstellung einer Abwesenheit, nachweisliche Zustellung, Speicherdauer der Nachrichten im Postkorb etc), über die man sich im USP-Portal informieren kann.